Vesikoirat ry:n tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Vesikoirat ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapatumajärjestämisen henkiötietorekistereistä.

Rekisterinpitäjä

Vesikoirat ry (jäljempänä Yhdistys)
Yhdistysrekisteritunnus: 165.065
Puhelin: Puheenjohtaja: +358 40 022 5926
Sähköpostiosoite: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jäsensihteeri
Laura Ristimäki
jasensihteeri (at) vesikoirat.fi

Rekisterin nimi

Vesikoirat ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Jäsenrekisterin tarkoituksena on yhdistyksen jäsenien henkilötietojen hallinta ja ylläpito sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaatio. Lisäksi jäsenien henkilötietoja käytetään yhdistyksen toimintaan liittyvän informaation välittämiseen (esimerkiksi sähköpostit, jäsenlehti).

Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen- ja asiakastietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään henkilötietoja siltä osin ja siinä laajuudessa kuin se tapahtuman järjestämiseksi on tarpeen.

Lasten henkilötietojen käsittely tapahtuu huoltajan suostumuksella tai valtuutuksella. Suostumus annetaan lähettämällä huollettavasta jäsenanomus jäsenanomuskaavakkeella.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä on yhdistyksen jäsenien, entisten jäsenien sekä yhdistysjäsenien yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Jäsenrekisterissä on ainoastaan yhdistyksen jäseneksi liittyneen henkilön itse yhdistykselle ilmoittamat henkilötiedot.

Jäsensihteerin lisäksi jäsenrekisterin henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet (tai muut toimihenkilöt), kun hallitus käsittelee jäsentä/jäseniä koskevia asioita, esimerkiksi hyväksyessään uusia jäsenhakemuksia.

Henkilöiden yksilöintitiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Osoitetiedot ja kotipaikka Lähiosoite, postinumero, toimipaikka)
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Jäsennumero ja jäsenlaji

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään yhdistyksen jäseniksi rekisteröityneiltä henkilöiltä sekä muilta yhdistyksen toimintaan liittyviltä yhdistyksiltä. Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröitävältä "Jäsenanomus" -nettilomakkeella.

Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan myös verkkosivuston "Ilmoita pentuejäseniä" -kaavakkeella. Tällöin pentuejäsenen ilmoittava kasvattaja on vastuussa henkilötietojen toimittamisesta ja oikeellisuudesta ja hänen on varmistettava lisättävän pentuejäsenen suostumus jäseneksi lisäämisestä.

Rekisteröintitietoja ei saada tai kerätä muuta kautta.

Henkilötietojen säilytysaika

Kaavakkeen tietoja säilytetään verkkosivuston järjestelmässä tietojen antamisen jälkeen siihen asti kunnes ne on siirretty varsinaiseen jäsenrekisteriin. Siirron yhteydessä tiedot poistetaan verkkosivuston järjestelmästä.

Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen.

Jäsenyyden päättämisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään yhden (1) vuoden ajan.

Evästeiden käyttö verkkosivuilla

Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internet-tunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Yhdistys voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Yhdistyksen jäsenrekisteriä käyttävät toimijat ovat sitoutuneet pitämään henkilötiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen huomioon ottaen.

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Rekisteritietoihin on pääsy vain nimetyillä Vesikoirat ry:n toimihenkilöillä joilla on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia että virheelliset tiedot korjataan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä Vesikoirat ry:n verkkosivuilla kaavakkeilla "Yhteystietojen muuttaminen", "Eroanomus" tai suoraan sähköpostitse jäsensihteerille osoitteeseen jasensihteeri (at) vesikoirat.fi.

Henkilötietojen käytön kieltäminen

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö. Tämä koskee tietoja joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen tai aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä sähköpostitse jäsensihteerille osoitteeseen jasensihteeri (at) vesikoirat.fi.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Kysymykset tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Jäsenen kysymyksen tai muun yhteydenoton voi esittää jäsen itse tai hänen valtuuttamansa henkilö.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty Vesikoirat Ry:n hallituksen kokouksessa 7.1.2019.